Zijn organisaties met maildisclaimers klaar voor sociale media?

Je vindt ze nog steeds, onderaan de e-mailberichten van ambtenaren. Misschien ook bij bedrijven, maar hun berichten vinden niet zo vaak hun weg naar mij. De disclaimer, een onvriendelijke wantrouwige tekst die een organisatie verplicht toevoegt aan de uitgaande e-mailberichten van haar medewerkers. Voor een overheid aan sociale media toe is, moet ze niet eerst van haar disclaimers af geraken?

Dit bericht en bijbehorende bestanden zijn vertrouwelijk en dienen enkel voor persoonlijk gebruik door de persoon (personen) tot wie ze gericht zijn. Als u deze mail per vergissing verkregen heeft, gelieve dat  dan  te  melden aan de afzender. Publicatie, gebruik, doorsturen of kopiëren van deze e-mail is dan uitdrukkelijk verboden. De tekst en eventuele bijlagen gelden als informatie maar verbinden de gemeente Dorp* helemaal niet. De inhoud geldt alleen als hij later wordt bevestigd met een brief met handtekening of met een schriftelijke overeenkomst.  Het gemeentebestuur van Dorp kan ook niet aansprakelijk gesteld worden op grond van dit bericht of van de bijlage(n).

(*) “Dorp” is een schuilnaam. Elke gelijkenis met bestaande gemeenten is intentioneel toevallig

Ik ben geen filoloog, dus ik ga even langs bij Wikipedia voor een precieze beschrijving:

“Een vrijwaringsclausule of disclaimer is een korte tekst waarin iemand zijn of haar aansprakelijkheid in een bepaalde risicohoudende aangelegenheid of situatie afwijst of beperkt.”

Disclaimers  – Tegen de baseline in?

Belangrijke woorden vind ik “risicohoudend”, “afwijzen” en “beperken”. Dat is de verbale sfeer die gemeenten verplicht aan hun briefwisseling willen toevoegen. Dat strookt vaak helemaal niet met de baseline die deze organisaties onder hun logo plaatsen. De gemeente die de voorbeelddisclaimer onder haar mails plaatst heeft als baseline “Verrassend Veelzijdig”. Dat “Veelzijdig” strookt niet met “beperken” en “Verrassend” absoluut niet met “risicohoudend”.

Bang van de eigen ambtenaar

Waar komt de angst vandaan? Waarom moet de correspondentie van ambtenaren gerelativeerd worden? In het gemeentedecreet dat de werking van de gemeentebesturen regelt, staat dat alle briefwisseling wordt ondertekend door de burgemeester en de gemeentesecretaris. Dat is veilig. Ambtenaren moeten of mogen er  zelfs niet meer over nadenken of het wel aan hen is om te communiceren. Deze regel neemt domheid van de medewerkers als uitgangspunt. Als de medewerkers dom zijn, heb je een voorafgaandelijke controle nodig. Iets zoals een dubbele handtekening, netjes zowel politiek als administratief ingedekt.

Maar dan, halverwege de jaren negentig, kwam e-mail roet in het eten gooien. Schoorvoetend kregen ambtenaren een e-mailadres en het was gebeurd. De gemeente zat met de handen in het haar. Hoe krijg je die dubbele handtekening georganiseerd? Niet dus. De gekozen oplossing is een tsjeventruk van topkwaliteit. Als ambtenaren via e-mail communiceren, zetten we er een automatische boodschap onder dat de mensen vooral met die communicatie niets mogen doen. Eigenlijk staat er dat de communicatie die de mensen ontvangen, geen communicatie is.

Hoe krijg je die disclaimer op twitter?

Precies. Opnieuw wordt de overheid klemgereden door haar eigen interne wantrouwen. De komst van sociale media heeft de klemtoon van overheidscommunicatie verlegt van informeren naar converseren. Steven Van Belleghem wijst in zijn boek The Conversation Company op het belang van de vele contactpunten en hun conversatiepotentieel voor bedrijven en organisaties. Bij bedrijven gaat het om omzet en winst, bij organisaties om het realiseren van organisatiedoelstellingen. Het rechtstreekse contact, de rechtstreekse conversatie met het doelpubliek geeft vertrouwen, dialoog, een netwerk, een verbondenheid. Probeer die eens te realiseren met een brief met dubbele handtekening?

Organisaties die sociale media op de juiste manier inzetten hebben hun medewerkers betrokken bij hun communicatiecultuur. Ze hebben hen meegenomen in hun mission statement. Ze rekenen op het conversatiepotentieel van elke medewerker.

Neem even de woorden vertrouwen, dialoog, netwerk, verbondenheid met je mee en scroll even terug naar het begin van dit bericht en herlees de disclaimer. Of beter nog, lees desgevallend je eigen disclaimer er eens op na.

Advertenties

One thought on “Zijn organisaties met maildisclaimers klaar voor sociale media?

  1. Ik ben het in grote trekken met je eens Marc. Alleen weten we dat het probleem ligt bij de bedrijfscultuur (of het gebrek daaraan) bij veel gemeenten en die verandert natuurlijk niet door die disclaimer te schrappen! Misschien kunnen we de zaken wel omdraaien en kan het gebruik van sociale media de organisatie stilaan tot het inzicht brengen dat ze iets aan haar (communicatie)cultuur moet veranderen?
    A propos: nog ergerlijker dan een disclaimer vind ik een bericht (onder een ernstige bijdrage) dat zegt dat je gefeliciteerd bent en dat je een prijs hebt gewonnen omdat je “de geselecteerde bezoeker” bent – met dan ook nog een taalfout in “Euro”! Wie gelooft die banners nog? 😉

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s